Karel Dytrych, kapitán Freelo: Chceme, aby náš nástroj šetřil lidem čas a nervy

Karel Dytrych je zakladatel českého nástroje Freelo, který usnadňuje správu úkolů v týmu, pomáhá firmám s procesním řízením a v neposlední řadě šetří lidem čas. Jak ve Freelu pracují se zpětnou vazbou, proč je důležitější spokojenost uživatelů než plnění byznys plánů a jak jsou na tom české firmy s procesním řízením?

GoPay: Karle, na úvod nám prozraď, jak vypadá typický pracovní den člověka, který lidem pomáhá šetřit čas a být produktivnější?

Ráno je pro mě základem sport a zdravá snídaně. Zaběhnu si třeba 5 kilometrů, nebo si zacvičím, a tak se udržuji v kondici. Pak se podívám do Freela, abych zkontroloval notifikace, co mám všechno udělat, jak jsou na tom ostatní v týmu, také mrknu na Slack a na maily. Když to všechno projedu a vím, že ostatním nic nedlužím, ponořím se naplno do své práce. Má pracovní náplň je velmi pestrá – tím, že jsem kapitán Freela, tak řeším třeba hodně data, školím lidi, někdy řeším marketing, nebo naší infrastrukturu.

GoPay: Takže jsi vlastně kluk pro všechno?

Ano, řekl bych, že moje pracovní role je dost agilní. 🙂

GoPay: Pomáhá ti tvoje ranní sportovní rutina k lepšímu pracovnímu výkonu?

Určitě je to pro mě důležité. Je opravdu velký rozdíl, když se člověk vyspí 8 hodin, jí zdravě a sportuje – to všechno má na produktivitu velký vliv. Každému bych tohle doporučil, říkám to i lidem na školení. Je důležité pro sebe něco dělat – vždyť my sami jsme pro sebe přece nejdůležitější. Je to dobré i z toho pohledu, že když si ráno zacvičím, mám pocit, že už jsem něco udělal a že mám z toho dne něco hotové. Pak se mi mnohem líp pracuje.

Začátky budování Freelo

GoPay: Pojďme se podívat na nástroj Freelo, kterému šéfuješ. Kdo s Freelo přišel jako první a proč?

Několik let nazpátek jsem měl vlastní agenturu a e-shop. Používali jsme např. Basecamp a ostatní nástroje, ale ne vždy nám úplně vyhovovaly. Vždycky nám něco scházelo. Proto jsme si pro svoje interní účely naprogramovali pár funkcí, které jsme potřebovali, což byl takový předchůdce Freela. Dost nám to tehdy zjednodušilo práci. Moji nejbližší kolegové přišli s tím, že bychom mohli vytvořit systém nejen pro sebe, ale i pro ostatní.

Freelo jsme spoluzákladali ve třech: Karel Borkovec si vzal na starost vývoj, Honza Kulda se postaral, aby se nástroj uživatelsky dobře ovládal, a já jsem reprezentoval byznys pohled. S klukama se známe už skoro deset let, máme podobné hodnoty a skvěle se pracovně doplňujeme. Jsme kamarádi, takže to není jen o práci.

GoPay: Jak jste při vymýšlení nástroje postupovali? Dělali jste si nějaký průzkum?

Na začátku jsme si udělali uživatelský průzkum, abychom zjistili, co lidi na současných nástrojích štve a co u nich nejvíce postrádají. Měli jsme určitou představu o dokonalé aplikaci, která tady na trhu nebyla. Když se podíváš na velmi známé nástroje typu Basecamp nebo Trello, zjistíš, že vynikají v jedné funkci – Trello má třeba krásné a přehledné nástěnky, ale zase se v něm špatně komunikuje. My jsme chtěli vytvořit nástroj, který by zvládal více funkcí dohromady a nebyl závislý na aplikacích třetích stran. Máme tam třeba funkci měření času, stačí jen zmáčknout klávesovou zkratku a Freelo začne stopovat čas nad stráveným úkolem, takže nepotřebuji napojovat Toggle a psát ručně název úkolu nebo projektu.

GoPay: Jaké jsou další výhody Freela?

Na rozdíl od Basecampu tam je možnost dělat podúkoly a zároveň také šablony, což pomáhá procesnímu řízení. Např. budeš pracovat na nové marketingové kampani, pro kterou typicky řešíš landing page, e-mailing, promo na Facebooku, následně vyhodnocení kampaně, a to všechno se skládá z různých kroků, např. musíš dát dohromady newsletter. Před odesláním newsletteru musíš zkontrolovat, jestli fungují všechny odkazy, jestli tam je možnost odhlášení, atd. Takže si vytvoříš šablonu newsletter, kterou můžeš používat i napříč projekty a která ti pomůže usnadnit takovou tu rutinní činnost. Prostě jedeš podle nějakého checklistu, díky kterému nezapomeneš některé věci udělat a tvůj výstup pak bude kvalitnější. Další výhodou je možnost takové úkoly delegovat na někoho dalšího a mít větší jistotu dodržení postupu a kvality.

Je tam zkrátka víc věcí, které jsme se snažili oproti konkurenčním nástrojům líp domyslet. Výhodou je, že je náš nástroj jednoduchý na ovládání. Samozřejmě existují robustnější nástroje, které umí tisíc funkcí, ale jsou nesmírně složité a nepracuje se s nimi snadno. Cílem Freela je, aby bylo jednoduché a zároveň splňovalo to, co lidé potřebují.

GoPay: Jednou z funkcí, která se mi zalíbila, je možnost vykazovat odpracovanou dobu na projektu. Jak tato funkce vznikla?

Nástroj původně vznikl pro freelancery, kterým jsme chtěli pomoct s finančním řízením projektů. Založíš projekt, dáš si tam rozpočet 20 tisíc, napíšeš si tam, že máš odpracovány dvě hodiny s hodinovkou 500 Kč a takhle postupně vidíš, kolik ti ještě z rozpočtu zbývá. To, co si uživatel vykáže, může snadno na dvě kliknutí ve Freelu vyfakturovat. Freelo si pak pamatuje, které úkoly už byly vyfakturované, takže to pak nemusíš řešit. Tímto způsobem jsme volnonožcům dost zjednodušili život.

GoPay: Jak je to s vaší klientelou dneska? Používají vás kromě freelancerů i agentury nebo dokonce e-shopy?

Řekl bych, že e-shopy jsou naše momentálně nejsilnější skupina. Je vidět, že mají blízko k onlinu a navíc mají velký zájem o řízení procesů, automatizaci práce, apod. Dvakrát jsem dělal kurz o procesním řízení a delegování práce pro APEK a pokaždé byl naplněný. Na kurzech jsem mimojiné zjistil, že i velké firmy mají problém s procesním řízením – tzn., že například na projektech se domlouvají jen přes e-maily. Jenže kde se podíváš na přehledný seznam úkolů, které sis s někým domluvila po e-mailu? Nemluvě o tom, že doufáš, že si protistrana e-mail přečte a úkol vezme na vědomí.

GoPay: Jaké další nedostatky české firmy v procesním řízení dělají?  

Firmy často nemají jedno sdílené pracovní místo, do kterého by se všichni zaměstnanci podívali a zjistili, co vlastně mají dělat za úkoly. Také jsem byl svědkem toho, že v jedné firmě měli obyčejný Google dokument, do kterého majitel psal, co chce udělat. Programátor, když pak úkol splnil, tak text označil přeškrtnutým písmem. Pak jsou samozřejmě firmy, co používají sofistikované nástroje na procesní řízení, ale je otázka, zda ten nástroj splňuje to, co by zrovna oni potřebovali a zda vyhovuje všem lidem v týmu.

GoPay: Které firmy vaše Freelo používají?

Z těch větších je to například Mountfield, FotoŠkoda, Nikon, ze startupů třeba Motionhouse a z online komunity Eshop-rychle, UX specialista Lukáš Dubina nebo Ušetřeno.cz. Dále spolupracujeme s agenturami, které těm větším značkám dělají marketing. Pro marketingové agentury je přirozené, že chtějí mít ve věcech fakt pořádek. Takže dost často je agentura ten element, který e-shopu doporučí, aby používali náš nástroj.

GoPay: Kolik uživatelů Freelo používá?

Máme stovky pravidelně platících, ale za jednou fakturou se skrývá více uživatelů. Třeba tým FotoŠkody má 40 lidí. Dá se tedy říct, že Freelo používají tisíce uživatelů denně. Za jejich práci cítíme určitě velkou zodpovědnost.

GoPay: Stanovujete si nějaké výkonnostní cíle, co se týče boardingu nových uživatelů? Např. si řeknete, že do konce roku chcete mít o tolik a tolik nových uživatelů víc a jdete za tím?

Určitě se hodně koukáme na data a čísla. Samozřejmě je počet pravidelně platících uživatelů jedním z cílů, který si stanovujeme a jdeme si za ním. Musím ale říct, že máme každý rok velké oči a ještě se nám nepodařilo naše cíle na sto procent splnit. Vždycky nám kousek chyběl.

GoPay: A z kolika procent se vám daří vaše cíle plnit?

Daří se nám to z 80 procent. Cíle si vždycky plánujeme od března aktuálního roku do března následujícího roku, což také není úplně obvyklé.

GoPay: Aha, takže Silvestra slavíte posledního února a nový rok pro vás začíná prvního března? 🙂

Nene. 🙂 My zkrátka rádi vítáme jaro a s ním si i dáváme nové plány.

GoPay: Podle čeho vybíráte nové funkce?

Vždycky se snažíme, aby se nástroj dobře používal. Nepřidáváme funkce jako na běžícím pásu, ale pečlivě je vybíráme – pokud nějaké funkce nejsou slučitelné s naší vizí jednoduchosti, tak od ní dáváme ruce pryč. Chceme podchytit všechny možné věci, které na první pohled vypadají jako maličkosti, ale ve finále to lidem strašně moc usnadní práci.

GoPay: Vy sami Freelo používáte denně?

Ano, my sami nástroj používáme denně a neustále nad ním přemýšlíme. Třeba tři roky nazpátek jsem jel v metru a zrovna si dělal komentáře, jenže jsem je neodeslal, a tak jsem o veškerý text přišel. Takže jsem si řekl, že tam do konce týdne musí být funkce, která zamezí tomu, aby uživatel přišel byť o jediný znak textu. Pomocí dat také sledujeme, co za funkce lidé používají a naopak. Je vidět, že Freelo má pro lidi přidanou hodnotu, jinak by jej nepoužívali.

O důležitosti zpětné vazby a jak s ní pracovat

GoPay: Jak sbíráte zpětnou vazbu od uživatelů?

Zpětná vazba je pro nás velmi důležitá a snažíme se lidi opravdu poslouchat. Osobně do některých týmu jezdím a ptám se lidí, jak se jim nástroj používá. Něco si vyslechnu i na našich školeních nebo marketingových akcích, jako jsou Barcampy, na konci ledna jedeme třeba na Reshoper. Nejvíc vazby získáváme na chatu, nebo na e-mailu. Pak máme veřejně stránku s návrhy na nové funkce, kde lidé mohou navrhnout novou funkci a uživatelé pak hlasují, jaká se jim nejvíc líbí. Také jsme založili další Freelo Community pointy – máme skupinu na Facebooku a na Slacku, kde si lidé mohou mezi sebou poradit, takže to všechno sledujeme, reagujeme a přemýšlíme nad tím.

GoPay: Jak se zpětnou vazbou pracujete dále? Co se stane, když posbíráte všechny nápady a komentáře na nové funkce?

Dá se říct, že zákaznickou péči používáme jako zdroj výzkumu – když nám někdo napíše, že by ocenil určitou funkci, tak hned společně řešíme, proč tu funkci potřebuje, jak by jí mohl používat, jestli třeba nemáme něco blbě v rozhraní, atd. Také čas od času procházíme texty – když se někdo na něco zeptá, řešíme, jestli nemáme někde něco špatně napsané.

Spoustu poznámek si evidujeme ve Freelu, kde máme speciální prostor pojmenovaný jako Freelo feedback. Máme tam např. úkol Kalendář a když nám někdo napíše, že by chtěl, aby opakovaná akce v kalendáři byla zvýrazněná jinou barvou, tak si to tam hned poznamenáme. Také si vedeme obří Excel tabulku, ve které řešíme, kolik by nám nové vylepšení zabralo času, než jí vytvoříme, kolik lidí by funkci používalo, a další metriky, posle kterých plánujeme priority vývoje.

Kromě funkcí také koukáme na onboarding nových uživatelů. Sledujeme, jestli nám u registrace neodpadávají lidé, jestli nás třeba nepřestanou používat po jednom dni, atd. Chceme, aby založení účtu  a používání pro nováčky bylo maximálně snadné.

„Čísla jsou jedna věc, ale spokojenost uživatelů je mnohem důležitější. Chceme, aby se nástroj snadno používal a měl přidanou hodnotu.“

GoPay: Jaké funkce a produktové novinky plánujete do budoucna?

Máme veřejnou roadmapu, kde se lidé mohou podívat, co chystáme a mohou tak počítat, čeho se od nás dočkají. Bereme to jako určitý závazek a snažíme se to opravdu plnit. Když už někomu něco slíbíme, tak si za tím chceme stát. Musím ale říct, že se fronta vývoje dost mění. Je to velkým množstvím zpětné vazby a je tak nutné hodně prioritizovat. Někdy také rozhodují pocity, když cítíme, že s nějakou funkcí lidi fakt potěšíme a je drobnějšího charakteru, tak jdeme do toho, byť se nedržíme úplně podle plánu. Čísla jsou jedna věc, ale spokojenost uživatelů je mnohem důležitější.

GoPay: Přemýšlíte nad expanzí?

Expanze je určitě náš velký sen, ale je to strašně nákladné. Loni jsme si řekli, že když už máme Freelo v angličtině, tak toho nějak využijeme – chtěli jsme rozjet zahraniční PPC kampaně, dělat YouTube videa v angličtině, ale tak nějak jsme od toho nakonec upustili. Chtěli bychom lokalizovat pro trhy v CEE regionu, ještě než bychom se pustili na západ, ale momentálně cítíme, že je ještě velký potenciál v tuzemsku. V Čechách máme i tu výhodu, že už nás tady lidé docela dost znají. Do budoucna se ale do zahraničí určitě chystáme.

GoPay: Máte v Čechách konkurenci?

České nástroje na úkolování v týmu existují, ale řekl bych, že my to děláme jinak. Třeba Easy Project má sice spoustu funkcí, s kterými se nemůžeme srovnávat, ale taky je řádově složitější. Těžko říct, jestli je to konkurence, protože oba ty produkty bude používat jiný zákazník.

GoPay: Popíšeš nám, v čem se tedy lišíte?

Řekl bych, že se lišíme velkým focusem na jednoduchost a zároveň i praktičností a důmyslností některých funkcí. Umožňujeme vytvářet podúkoly, dále šablony (procesy), které vás úkolem snadno provedou, také máme již zmiňovanou funkci na měření času, kdy stačí stisknout klávesovou zkratku a už se měří čas, nemusíš tak klikat někde myší a otevírat další aplikace. Dále jsme také otevřeli kontext napříč projekty, tzn., že ve Freelu můžeš lehce zanalyzovat, co ti zbývá za úkoly, na čem pracují tvoji kolegové, apod., to třeba u takového Trella dost dobře nejde. My prostě chceme, aby všichni lidé v týmu byli sami zodpovědní za to, co dělají. Ve Freelu se snadno úkol přehazuje z člověka na člověka. Víme o případech, kdy týmy nemají k úkolům přiřazené realizátory, protože se jim nechce hledat v seznamu 30 lidí. Největší radost mám, když nám lidé pak sami píšou, že jsou naše funkce super, protože jim šetří čas.

GoPay: Jaké marketingové aktivity děláte?

Snažíme se mít aktivní blog, kde lidem radíme, jak na efektivní procesní řízení a jak být produktivní. Také jsem začal natáčet podcast Z podpalubí, ve kterém zpovídám kapitány českých byznysů. Děláme e-maling, kdy lidem posíláme e-maily a radíme jim, jaké funkce by jim mohly pomoct, apod. Pak samozřejmě jedeme PPCéčka, ale to už beru jako takovou samozřejmost. Dále pořádáme školení, jezdíme se stánkem na marketingové akce, nebo pořádáme Freelo narozeniny.

GoPay: Jak to na takové Freelo narozeninové party vypadá? Je tam plno námořníků a rumu?

Jojo, bývá tam tombola a potoky rumu. 🙂 Loni v listopadu jsme slavili třetí narozeniny a přišlo přes 100 lidí, to byl masakr. Přijeli za námi například lidé ze Zahradního centra Jindřichův Hradec, kteří začali nástroj využívat jako jedni z úplně prvních. Nebo webdesigner Honza Čech z Třebové, který byl na všech třech narozeninách. Prostě se za námi táhli takovou dálku, aby se s námi potkali.

GoPay: Kde se vlastně vzala myšlenka stylizovat se do námořníků?

Myslím si, že je dobré, aby byla značka s něčím spojená, aby měla nějaký příběh. Popravdě ale musím říct, že u nás ani nevím, jak to vzniklo. Asi to odstartovala hláška “Pozvi svojí posádku a buďte celý tým na jedné lodi”. Pak jsme začali chodit na akce v proužkovaných tričkách, což sedí i k našemu logu a už to jelo. Tak nějak to přirozeně vykrystalizovalo, cítíme se takto dobře a neplánujeme žádnou změnu. Rozhodně to nebylo tak, že by nám nějaký brandový specialista řekl, že musíme být námořníci a hotovo.

GoPay: Vraťmě se na chvilku k tvým podcastům. Podle čeho vybíráš hosty? Jsou to lidé, kteří tě zároveň v něčem inspirují?

Ano, vybírám lidi, kteří mě v něčem inspirují a také ty, kteří jsou mi hodnotově blízcí. Líbí se mi, když třeba někdo buduje svobodnou firmu, ve které se každý podílí na rozhodování. Pak se také samozřejmě snažím, aby si posluchači mohli z podcastu odnést něco pro svoje podnikání.

GoPay: Koho jsi měl tu čest vyzpovídat?

Měl jsem tady Dana Gamrota, experta na produktivitu, koučku Janku Chudlíkovou, která říká, že “na co myslíš, tím se stáváš”, dále Ondru Krátkého z Liftago, nebo Honzu Korselta, který rozjel Vinohradský pivovar. Těch osobností ale bylo mnohem víc.

„Pro e-shop je nezbytná dobrá péče o zákazníky. Doporučuji si přečíst knihu Štěstí doručeno.“

GoPay: Když se bavíme o byznyse, co bys poradil začínajícím e-shopům, které se snaží uspět v tvrdé konkurenci?

Kdybych začínal s e-shopem, tak z pohledu podnikání bych se snažil věci příliš nekomplikovat a dotahoval bych je do konce. Také je důležité hlavně něco dělat, například když jsme začínali dělat pro Freelo e-mailing, kašlali jsme na to, že neumíme dobře skloňovat. To jsme doladili až později. Dále bude určitě důležité umět se odlišit, tzn. dát zákazníkovi dobrý důvod, aby nakoupil zrovna u mě a ne například na Alze. Z dlouhodobého pohledu je nezbytná opravdu dobrá péče o zákazníky. Co se toho týče, doporučil bych knížku Štěstí doručeno, kterou jsme dali přečíst i naší nové kolegyni, kterou jsme nabírali na zákaznickou podporu.

GoPay: Na začátku rozhovoru jsi říkal, že nedáš dopustit na svojí ranní sportovní rutinu. Co dalšího ti přináší chuť do práce a do života?

Určitě mě pohání skvělí kolegové, se kterými můžu Freelo posouvat dopředu a zlepšovat, a i když jsme každý jiný, tak hodnotově jsme založení velmi podobně a máme i stejný humor. Jsem moc rád, že moje práce má dopad – pořád nám píší zákazníci a moc za Freelo děkují. V takových chvílích stojí za to sedět u počítače od rána do noci a makat.

„To, jak hospodaříme se svým časem, má velký dopad na to, jaký život vedeme.“

GoPay: Jaké máš plány do budoucna?

Bohatě mi stačí, když budu rozvíjet dále Freelo, navíc mám ještě firmu Váš hosting, která pronajímá servery. Dalším mým cílem je, aby lidé byli hrdí, že můžou pracovat zrovna pro Freelo. Budu rád, když se naše posádka bude postupně rozrůstat o podobně hodnotově založené kolegy – námořníky. Chci, aby Freelo dávalo uživatelům co největší přidanou hodnotu a aby to nebyla jen ta nejlevnější možnost na trhu. Chci se nadále věnovat zdravému životnímu stylu a udržovat si dobrý work-life balance, protože to, jak hospodaříme se svým časem, má velký dopad na to, jaký život vedeme.

GoPay: Karle, moc ti děkuji za tvůj čas a za rozhovor. Ať se ti i nadále daří. 

Také děkuji a posílám pozdrav do GoPay.

Karel Dytrych 

Karel se v online prostředí a podnikání pohybuje už 10 let. Stál u zrodu několika projektů, např. SEO-servis, Saaskaři, Váš Hosting a momentálně je kapitánem nástroje Freelo, který umožňuje snadnější spolupráci v týmu a efektivnější procesní řízení. Rád se vrtá v číslech a analytice, zároveň přednáší a školí a jeho cílem je lidi naučit lépe využívat svůj čas. Loni začal natáčet podcast s názvem Z podpalubí, do kterého si zve zajímavé hosty z nejrůznějších oborů. Svůj pracovní den začíná během a sport a zdravý životní styl doporučuje každému, kdo chce být v práci výkonnější.